Syndicat autogéré : les 9 obligations que votre CA bénévole ne peut pas ignorer

Mis à jour en juillet 2026 · Par l'équipe CondoPilote · Information générale, ne constitue pas un avis juridique

Vous venez d'être élu administrateur de votre copropriété — félicitations, et bienvenue dans le club des bénévoles qui découvrent qu'un « petit syndicat de 6 unités » est soumis aux mêmes lois qu'une tour du centre-ville. Voici la liste de contrôle complète, en langage clair, de ce que votre conseil d'administration doit faire. Gardez-la : c'est la liste que le prochain CA vous remerciera d'avoir suivie.

1. Tenir le registre de la copropriété

Le registre est la mémoire officielle du syndicat : déclaration de copropriété et règlements, procès-verbaux des assemblées et du CA, états financiers, contrats, polices d'assurance, liste des copropriétaires, et maintenant le carnet d'entretien et les documents Loi 16. Tout copropriétaire a le droit de le consulter. Un registre éparpillé entre trois sous-sols et quatre boîtes courriel n'est pas un registre — c'est un problème en attente.

2. Convoquer l'assemblée annuelle

Au moins une assemblée des copropriétaires par année, convoquée dans les règles (avis écrit, délais, ordre du jour). C'est là que se présentent les états financiers, le budget, et que s'élisent les administrateurs. Un procès-verbal doit être rédigé et conservé au registre.

3. Adopter un budget et percevoir les charges

Le CA prépare le budget annuel, fixe les frais de condo, les perçoit et relance les retardataires. C'est la tâche la plus récurrente du trésorier bénévole — 12 mois par année, unité par unité. Les soldes impayés doivent être suivis rigoureusement : ils apparaissent dans l'attestation lors d'une vente.

4. Contribuer au fonds de prévoyance

La contribution au fonds de prévoyance est obligatoire, et depuis la Loi 16, elle doit s'appuyer sur les recommandations de l'étude du fonds de prévoyance — fini le « 5 % parce qu'on a toujours fait ça ».

5. Assurer l'immeuble

Le syndicat doit maintenir une assurance couvrant l'immeuble à sa valeur de reconstruction, désigner un fiduciaire d'assurance dans certains cas, et constituer un fonds d'auto-assurance pour couvrir les franchises. Les attestations d'assurance des copropriétaires méritent aussi un suivi.

6. Tenir le carnet d'entretien (Loi 16)

Depuis le 14 août 2025 : un carnet d'entretien établi par un professionnel autorisé (échéance : 14 août 2028), mis à jour chaque année par le CA, révisé par un professionnel aux 5 ans (10 ans pour certains petits immeubles). La mise à jour annuelle — consigner ce qui a été fait, par qui, à quel coût, avec les preuves — est la nouvelle corvée récurrente des CA bénévoles.

7. Faire réaliser l'étude du fonds de prévoyance (Loi 16)

Première étude conforme d'ici le 14 août 2028, puis tous les 5 ans, par un professionnel autorisé (incluant les CPA). Voir notre guide complet.

8. Remettre l'attestation du syndicat lors des ventes (Loi 16)

À chaque vente d'unité, le syndicat a 15 jours pour remettre l'attestation sur l'état de la copropriété au vendeur qui la demande. Sans préavis, sans exception. C'est l'obligation qui prend les CA par surprise.

9. Les obligations que tout le monde oublie

• Loi 25 — renseignements personnels : le syndicat détient des données personnelles (noms, coordonnées, soldes des copropriétaires). Il doit les protéger, désigner un responsable et savoir réagir en cas d'incident de confidentialité.
• Registraire des entreprises : le syndicat est une personne morale — sa déclaration de mise à jour annuelle au REQ doit être produite, sous peine de pénalités et, à terme, de radiation.
• Conservation des documents : contrats, garanties, rapports d'expertise doivent être archivés — ils alimentent le carnet, l'étude et les attestations.

La liste de contrôle annuelle du CA autogéré